Antwort Jak skladovat faktury? Weitere Antworten – Jak dlouho se uchovávají faktury

Podnikatelé, kteří jsou neplátci DPH a nevedou účetnictví, mají povinnost archivace daňových dokladů minimálně 3 roky. Faktury za rok 2021 tak uchováváte do roku 2024. Ostatní podnikatelé mají archivaci trochu náročnější. Pokud jste OSVČ, která vede účetnictví (nebo s. r. o.), doklady archivujete minimálně 10 let.Tím prvním je zákonná lhůta 5 let. Po tuto dobu je ze zákona nutné archivovat: účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, účetní záznamy pro doložení formy vedení účetnictví. Pak zde máme období 10 let. Po tuto dobu se archivuje účetní závěrka, výroční zpráva a daňové doklady.Nejjednodušší a nejpřehlednější je uložit je do šanonů, které potom můžeme dále ukládat do různých regálů. Soudy a jiné státní instituce často využívají papírové spisové desky a rychlovazače. Jsou levné a praktické, vhodné i k dlouhodobé archivaci v případě, že se do uložených dokumentů vstupuje minimálně.

Jaké dokumenty schovávat : Musíte uchovávat navíc účetní závěrky, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, výroční zprávy a účtový rozvrh. Zaměstnavatelé – pokud máte zaměstnance, musíte uchovávat navíc stejnopisy evidenčních listů, účetní záznamy a mzdové listy.

Jak správně archivovat dokumenty

Archivace dokumentů trvalé hodnoty

Takové dokumenty je nutné nabídnout státnímu archivu k posouzení. Pokud úřad uzná za vhodné, že chce dokumenty archivovat, převezme je do svého archivu. Tuhle povinnost mají obchodní společnosti, družstva, notáři a některá politická uskupení.

Co to je archivace : Archivace je proces střednědobého až dlouhodobého uchování analogových a digitálních dokumentů.

Pokud plátce DPH nejste, a vaše faktury jsou tedy účetními doklady, musíte je archivovat 5 let. Pokud jste plátce DPH, slouží vaše faktury zároveň jako daňové doklady – v takovém případě je musíte uchovávat 10 let.

Pokud máte vše roztřízeno, šanony můžete začít rovnat do regálů, polic nebo knihoven. Dokumenty, které využíváte nejčastěji nebo se k nim v budoucnu hodláte vrátit, umístěte blízko vašeho pracovního stolu. Využít můžete přihrádky na stůl, které slouží ke krátkodobému uložení a správě dokumentů o maximálním rozměru A4.

Jaké dokumenty se archivují

Doba archivace dokumentů dle zákona

• 5 let: účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy nebo účetní záznamy, kterými účetní jednotka dokládá formu vedení účetnictví
• 10 let: účetní závěrka a výroční zpráva, daňové doklady rozhodné pro stanovení daně z přidané hodnoty.

Pro účely účetnictví je nezbytné nejen mzdové listy, ale i další dokumenty související se mzdovou evidencí (výplatní listiny, rekapitulace mezd, rekapitulace zdravotního pojištění, seznam zaměstnanců u zdravotních pojišťoven atd.) uchovávat po dobu 5 let počínaje koncem účetního období, kterého se týkají.Doba archivace může být: 3 roky – jedná se o stejnopisy evidenčních listů z pozice zaměstnavatele. 5 let – zde patří účetní doklady (faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy apod.), účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtové rozvrhy či účetní záznamy pro doložení formy vedení účetnictví.

Fakturu můžete vystavit více způsoby:

• Ručně na papír. Tento způsob je zastaralý a pomalý a už se téměř nepoužívá.
• Ve Wordu či Excelu. Faktury si můžete vytvořit v některém z kancelářských programů.
• V účetním programu.
• V on-line fakturační službě

Jak si udělat pořádek v dokumentech : Pořadače. Pro uložení do skříně, knihovny či archívu se nejlépe osvědčily pořadače. Ať už hledáte pákový pořadač, dvoukroužkový pořadač, nebo čtyřkroužkový pořadač, z dostupné široké nabídky pořadačů pro archivaci si jistě vyberete. K dostání jsou jak papírové pořadače, tak i plastové pořadače mnoha barev.

Jak si udělat pořádek v počítači : Jestliže máte pouze systémový oddíl, doporučuji si na něm vytvořit jednu složku, do které umístíte svou hierarchii složek. Pokud máte ještě jiný oddíl, můžete umístit všechna data sem. Neměli byste také míchat soubory aplikací a své soubory, které v programech vytvoříte. Data si ukládejte raději do své složky.

Jaký je rozdíl mezi zálohováním a archivací dat

Rozdíl mezi zálohováním a archivací souvisí i s iniciací jednotlivých procesů. Zatímco zálohování se prakticky vždy děje v návaznosti na uplynutí určitého pravidelně se opakujícího časového intervalu (denní zálohy, týdenní zálohy atd.), archivace je vyvolána tehdy, jsou-li nějaká data vhodná pro archivaci.

Co na faktuře být nesmí

1. Klamavé údaje. Žádný údaj na faktuře nesmí vyvolávat tzv.
2. Formulace „daňový doklad“, pokud jste neplátce DPH. Jako neplátce DPH byste neměli na fakturu uvádět, že jde o daňový doklad.
3. Přepisované, vymazané nebo přeškrtnuté údaje.

Nejlepší nástroje pro vystavení faktury

• iDoklad.cz.
• iÚčto.cz.
• Súčto.cz.
• Vyfakturuj.cz.
• mPohoda.
• Fakturoid.cz.
• sInvoices.

Jak správně třídit dokumenty : Papíry rozdělte do tří hlavních kategorií – osobní, finanční dokumenty a doklady k nákupům. Na každou kategorii použijte velký šanon a popište ho, abyste později věděli, co se v něm nachází. Uvnitř šanonu pak dokumenty čleňte na podkategorie, které zařadíte do desek, euroobalů nebo obálek.