Antwort Jak zakládat dokumenty? Weitere Antworten – Jak správně archivovat dokumenty
Archivace tištěných dokumentů
- Štítky na šanony – na štítek napište i rok, kdy můžete dokumenty bezpečně skartovat, výrazně si usnadníte budoucí vyřazování
- Rozdružovače – slouží k třídění dokumentů uvnitř šanonů
- Archivační spony a archivační boxy – pokud nechcete archivovat celé šanony, ale pouze papíry.
Ideální je, když jsou faktury číslované chronologicky vzestupně, tedy narůstajícím způsobem. Jinými slovy: každý následující doklad (tj. faktura z následujícího data) má číslo o jedna vyšší. Například: faktura č.Skartace dokumentů: Po vypršení skartačních lhůt můžete dokumenty určené ke skartaci zlikvidovat. Nejlepší je použít klasickou skartovačku, případně si na skartaci objednejte skartační firmu. Ta krom skartování papíru zlikviduje i CD, harddisky nebo třeba šanony včetně kovu.
Jak dlouho se musí skladovat účetní doklady : Tím prvním je zákonná lhůta 5 let. Po tuto dobu je ze zákona nutné archivovat: účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, účetní záznamy pro doložení formy vedení účetnictví. Pak zde máme období 10 let. Po tuto dobu se archivuje účetní závěrka, výroční zpráva a daňové doklady.
Jak skladovat dokumenty
Nejjednodušší a nejpřehlednější je uložit je do šanonů, které potom můžeme dále ukládat do různých regálů. Soudy a jiné státní instituce často využívají papírové spisové desky a rychlovazače. Jsou levné a praktické, vhodné i k dlouhodobé archivaci v případě, že se do uložených dokumentů vstupuje minimálně.
Jak dlouho se archivuji dokumenty : Základní doby archivace účetních záznamů: 10 let: účetní závěrka a výroční zpráva. 5 let: účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let. 5 let: účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví
Co na faktuře být nesmí
- Klamavé údaje. Žádný údaj na faktuře nesmí vyvolávat tzv.
- Formulace „daňový doklad“, pokud jste neplátce DPH. Jako neplátce DPH byste neměli na fakturu uvádět, že jde o daňový doklad.
- Přepisované, vymazané nebo přeškrtnuté údaje.
Obecně se na každé faktuře musí objevit:
- číslo faktury,
- datum vystavení (případně i datum uskutečnění účetního případu, pokud se liší),
- název Vaší firmy (u OSVČ jméno a příjmení) a adresa sídla,
- Vaše IČO,
- údaje o odběrateli (název, sídlo, IČO, eventuálně i DIČ),
- položky faktury,
Jaké dokumenty schovávat
Doba archivace dokumentů dle zákona
- 5 let: účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy nebo účetní záznamy, kterými účetní jednotka dokládá formu vedení účetnictví
- 10 let: účetní závěrka a výroční zpráva, daňové doklady rozhodné pro stanovení daně z přidané hodnoty.
Pro účely účetnictví je nezbytné nejen mzdové listy, ale i další dokumenty související se mzdovou evidencí (výplatní listiny, rekapitulace mezd, rekapitulace zdravotního pojištění, seznam zaměstnanců u zdravotních pojišťoven atd.) uchovávat po dobu 5 let počínaje koncem účetního období, kterého se týkají.Kdo musí vést daňovou evidenci
OSVČ musí účetnictví vést pouze, pokud jejich obrat v předchozím roce přesáhl 25 milionů Kč nebo pokud jim to ukládá zvláštní právní předpis. OSVČ se také mohou pro vedení účetnictví dobrovolně rozhodnout.
Archivace je proces střednědobého až dlouhodobého uchování analogových a digitálních dokumentů.
Kdy je faktura neplatná : Jedním z nejčastějších důvodů, proč je faktura považována za neplatnou, jsou chybějící nebo nesprávné informace. To zahrnuje nesprávné údaje o dodavateli nebo odběrateli, chybné číslování faktur, nesprávné datování nebo chybějící identifikační údaje podniku.
Co vše jsou Fakturacni udaje : Pokud jste osoba, která je zaměstnaná a nepodniká, jsou vašimi fakturačními údaji jméno a příjmení, adresa bydliště a PSČ. Pokud se živíte jako OSVČ, uvádíte na fakturu své jméno a příjmení, sídlo (adresa, na které bydlíte), IČO a v případě, že jste plátce DPH, tak ještě DIČ.
Co obnasi fakturace
Faktura zároveň indikuje určitý čas strávený na konkrétní práci. Bere proto vedle cen za produkty, počtu jednotek a využitých slev v potaz také dobu práce. V případě nájmů faktura obvykle obsahuje rozpis dnů, týdnů, či měsíců, za které je vystavena. Ujistěte se, že vaše faktura obsahuje všechny výše uvedené body.
Při dodržení platné legislativy a určitých principů je možné účtenky uchovávat pouze v digitální podobě. Vždy však doporučujeme konzultaci s vaším finančním úřadem, protože právě on bude provádět případnou kontrolu.Nově tak zaměstnavatelé budou povinni předmětné dokumenty archivovat 45 kalendářních let následujících po roce, jehož se dokumenty týkají. Dle související důvodové zprávy je prodloužení archivace nezbytné zejména proto, že dosavadní lhůta už v praxi není dostatečná vzhledem k prodlužujícímu se důchodovému věku.
Kdo nemůže vést daňovou evidenci : Daňovou evidenci vedou OSVČ, kterým zákon neukládá povinnost vést (podvojné) účetnictví a kteří zároveň neuplatňují výdaje paušálem nebo nejsou v režimu paušální daně. OSVČ musí účetnictví vést pouze, pokud jejich obrat v předchozím roce přesáhl 25 milionů Kč nebo pokud jim to ukládá zvláštní právní předpis.